Le guide des bonnes pratiques archivistiques
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Outil mis
à
disposition du personnel de l'organisme, qui renseigne sur les bonnes méthodes de classement, les procédures à suivre pour réaliser un versement.
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Outils
de dialogue
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Le guide
des procédures
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Outil procédant d'une
démarche de records manage- ment, faisant état
du détail des
échanges entre services producteurs, services versants et services d'archives. Le degré de précision et de détail est laissé à l'appréciation de l'archiviste.
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Le plan
de classement
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Système qui
fixe l'organisation des
archives courantes et intermédiaires
en usage dans les bureaux, permettant de les
ranger, de les classer et de les retrouver.
Ordre dans lequel les archives
définitives d'un fonds, d'une série ou
d'un versement, ont
été classés et
ordon- nés dans un service d'archives.
A ne pas confondre avec cadre de classement
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Le tableau de gestion
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Etat des
documents produits par
un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives
courantes et intermédiaires et à procéder à l'archivage de ses documents historiques. Il fixe
pour chaque type de documents la durée
d'utilité administrative, les
délais de versements au
service d'archives compétent pour les
recevoir, traitement final
et modalités de tri à appliquer.
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Outil
de classement
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Le récolement
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Vérification
systématique des fonds et des collections d'archives, consistant à dresser
dans l'ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont
conservés.
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Le bordereau de
versement
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Pièce justificative de l'opération de
versement comportant le relevé détaillé des documents ou
dossiers remis à un service d'archives par un
service versant : le
bordereau de versement tient lieu de procès verbal
de prise en
charge et d'instrument de recherche.
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Outils mixtes
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Les instruments de
recherche
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Outil papier
ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de
documents d'archives de
manière à les
faire connaître
aux lecteurs
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source : La gestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche
AMUE 2010
