Valorisation des Archives : La sensibilisation

C’est l’activité phare de l’archiviste de après la conservation, elle s’inscrit même dans le processus de conservation. Le but ici est d’anticiper sur les menaces (problèmes liés à la mauvaise gestion des archives) pour faciliter le travail ou simplement réduire les difficultés lors de la gestion des archives quand ces derniers passent sous la responsabilité du Service des Archives.

La principale fonction de la sensibilisation est de créer un climat favorable à la gestion pérenne des documents et cela en impliquant au maximum les producteurs. Car, il est bien évident qu’une bonne production des documents et gestion de ces derniers facilités l’archivage. Par production nous indexons le choix des supports, la qualité des écrits et formats d’archivage. Et par gestion, il s’agit des méthodes de conditionnement, de classement, etc. La place du producteur n’est pas à négliger à la collecte et surtout à la conservation, car elle peut aussi bien faciliter ou compliquer ces étapes de la chaîne documentaire.

ouitls de gestion (classement et dialogue) des archivistes

	Le guide des bonnes pratiques archivistiques	Outil mis à disposition du personnel de l'organisme, qui renseigne sur les bonnes méthodes de classement, les procédures à suivre pour réaliser un versement.
Outils de dialogue	Le guide des procédures	Outil procédant d'une démarche de records manage- ment, faisant état du détail des échanges entre services producteurs, services versants et services d'archives. Le degré de précision et de détail est laissé à l'appréciation de l'archiviste.
	Le plan de classement	Système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver. Ordre dans lequel les archives définitives d'un fonds, d'une série ou d'un versement, ont été classés et ordon- nés dans un service d'archives. A ne pas confondre avec cadre de classement
	Le tableau de gestion	Etat des documents produits par un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l'archivage de ses documents historiques. Il fixe pour chaque type de documents la durée d'utilité administrative, les délais de versements au service d'archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à appliquer.
Outil de classement	Le récolement	Vérification systématique des fonds et des collections d'archives, consistant à dresser dans l'ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés.
	Le bordereau de versement	Pièce justificative de l'opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant : le bordereau de versement tient lieu de procès verbal de prise en charge et d'instrument  de recherche.
Outils mixtes	Les instruments de recherche	Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs

 source : La gestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche

AMUE 2010 

Gouvernance documentaire

INTRODUCTION

Par gouvernance documentaire, on entend par là, l’ensemble de stratégies et l’organisation définit afin de gérer, partager, conserver, sécuriser et valoriser un fonds documentaire. (Bergonzoli, 2011) Elle doit être élaborée selon la méthodologie éprouvée du Records Management (Archivage Managérial). Cette méthodologie normée ISO 15-489 permet d’identifier les documents engageants (documentes d’activités) pour l’entreprise et de les gérer tout au long de leur cycle de vie : organisation, indexation, conservation. L’objectif de la gouvernance documentaire est celui de protéger les documents engageants tout en les rendant accessibles dans le temps. (loc archives, 2017) Au cours de cet essai, il sera question de présenter la gouvernance documentaire en ses éléments constituants en vue de ressortir ses objectifs généraux et spécifiques tout en parcourant ses méthodes.

1 LES OBJECTIFS GENERAUX DE LA GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE :

La gouvernance documentaire a pour but d’identifier les documents physiques et électroniques engageants, qualifier les besoins de conservation/destruction et définir le périmètre d’activité des différents acteurs. L’objectif : disposer de l’ensemble des indicateurs de pilotage pour harmoniser l’organisation documentaire. Ces indicateurs sont : les contraintes et risques associés, les exigences archivistiques requises, les acteurs du système d’archivage et responsabilités. (Arnaud, 2012)

1.1 IDENTIFIER ET PRESERVER LES DOCUMENTS IMPORTANTS

En identifiant et préservant les documents importants, il s’agit de :

• repérer les documents vitaux pour entreprise ;
• sécuriser tous vos documents importants et ;
• savoir quels documents détruire et à quels moment.

1.2 OPTIMISER LES ACTIVITE ET LES ESPACES

Dans cette quête de l’optimisation des activités et des espaces on s’attend à mieux :

• Faciliter l’accès et la gestion des documents aux différents collaborateurs et ;
• Optimiser l’espace disponible en interne.

En se lançant dans une conception ou une mise à jour d’une gouvernance documentaire il s’agit de favoriser La formalisation des objectifs en matière d’archivage, qui s’accompagne d’une maîtrise de l’ensemble des risques pour votre entreprise Et joint à sa marge la sensibilisation de votre personnel sur les rôles et responsabilités de chacun. Une politique documentaire se décline en 3 étapes à savoir :

• l’audit ;
• la conception de la politique d’archivage et ;
• l’élaboration des outils de gestion.

2 GENERALITE SUR LA GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE

La gouvernance documentaire pour se déployer dans une structure passe principalement par 03 (trois) étapes qui sont :

1. Audit :

ici il s’agit de faire un état des lieux sur tous les plans (humains, archivistique, règlementaire etc.);
2. Conception d’une politique d’archivage : elle vient répondre aux carences soulignées par l’audit, elle vise à améliorer l’ossature de la politique documentaire en y proposant des outils adaptés au contexte de l’entreprise;

3. Élaboration des outils de gestion :

c’est la phase pratique du processus d’implémentation d’une gouvernance documentaire ; elle se sert des résolutions soulignées par la politique d’archivage pour offrir un ou des référentiels de travail permettant de donner corps à la politique d’archivage ; (Bergonzoli, 2011)

2.1 ETAPE 1 : L’AUDIT

C’est une démarche investigatrice qui vise à faire un état des lieux complet de l’organisation documentaire et archivistique de l’entreprise. Elle vise à mettre en lumière les points forts et surtout les faiblesses du système d’information de l’entreprise (organisation), il est question ici d’évaluer

• la ressources humaine;
• les locaux;
• les documents;
• les processus documentaires (collecte, classement, conservation et communication) et aussi;
• le PESTEL (environnement politique, économique, sociale, technologique, écologique et légal,) de l’entreprise.

Cette étape du travail passe par :

2.1.1 L’Entretiens individuels

Il est question ici :

• Processus métier par activité : à ce niveau il est question d’identifier les activités et faire correspondre ces dernières aux processus métier mis en exergue ;
• Recensement des typologies documentaires : ici il est question de faire ressortir tous les types de documents qui entre dans les processus de prise des décisions ;
• Identification des durées de conservation, des degrés de sécurisation, des responsables des documents et ;
• Relevé des supports et des volumétries : à cette section il s’agit de relever les volumes des documents produits (physique ou électronique), de faire ressortir les différents taux d’accroissement des productions documentaires. (loc archives, 2017)

2.1.2 Relevés des outils existants

À ce niveau de l’audit il sera question de relever les outils de gestion que le personnel de l’entreprise utilise pour gérer les documents d’activités. Entre autres on peut avoir : les manuels de procédures, le cadre de classement, la GED , logiciel archivage interne ou externe, SAE, outils métiers etc.
2.1.3 L’Analyse des modes de conservation

• Conditions de sécurité ;
• Volumétrie et;
• Modalités d’accès à l’information.

2.1.4 Livrables finaux

• Bilan ;
• Préconisation et ;
• Plan d’action.

2.1.5 Objectif de l’audit

• Vision exhaustive et objective de l’organisation documentaire ;
• Recommandation d’améliorations de l’existant basé sur les points forts et les points faibles identifiés et ;
• Présentation d’un plan d’actions concret à mettre en œuvre.

2.2 ÉTAPE 2 : CONCEPTION DE VOTRE POLITIQUE D’ARCHIVAGE

Sur la base des préconisations de l’audit documentaire, l’on peut procéder à la conception d’une politique d’archivage qui est outil de gouvernance par excellence. Elle identifie les documents physiques et électroniques engageants, qualifie les besoins de conservation/destruction et définit le périmètre d’activité des différents acteurs.
Son objectif est pardessus tous de : disposer de l’ensemble des indicateurs de pilotage pour harmoniser organisation documentaire.

2.2.1 Contraintes et risques associés

Les principaux risques et contraintes liées à la conception d’une politique archivage sont au nombre 3 :

• Le respect de vos obligations légales, réglementaires, normatives (ISAD(G), ISAAR (CPF), ISO 15 489-1, ISO 15 489-2, Moreq, EAD etc.)
• La reprise et continuité d’activité en cas de sinistre et;
• Être toujours en disposition des informations nécessaires à la poursuite des activités quotidiennes.

2.2.2 Exigences archivistiques requises

À ce niveau il est question de toucher les principes fondateurs de la gestion des documents dans le contexte archivistique. À cela on attend par la :

• Authenticité : le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été ;
• Fiabilité : le contenu du document peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits ;
• Intégrité : caractère complet et non altéré d’un document prouvant que celui-ci n’a subi aucun ajout, aucun retrait ni aucune modification, accidentelle ou intentionnelle, depuis sa validation (CR2PA: communauté des responsables des projets d'archivages, 2011)
• Exploitabilité : le document est exploitable s’il est localisé, repéré, décrit et analysé. (Arnaud, 2012)

2.2.3 Les acteurs du système d’archivage et responsabilités

Il est important dans la conception des objectifs d’une gouvernance documentaire de souligner un trait en gras sur les utilisateurs (Utilisateur final, archiviste, services généraux, systèmes d’information, qualité), les outils existants (système d’information, outils de gestion) et les processus de collecte, conservation, classement et communication des documents d’activités (Description, versement, conservation, consultation, sort final…) car, c’est l’ensemble formé de ses maillons qui compose l’ossature de la gouvernance documentaire à mettre en place.

2.2.4 Les atouts de la politique d’archivage

Les atouts se déclinent en la formalisation de vos objectifs en matière d’archivage, la maîtrise de l’ensemble des risques pour entreprise et la sensibilisation de votre personnel sur les rôles et responsabilités de chacun.

2.3 ÉTAPE 3 : ÉLABORATION DE VOS OUTILS DE GESTION

Ces outils vous permettent de mettre en œuvre la politique d’archivage de façon opérationnelle.

2.3.1 Plan de classement métiers ou cadre de classement

Il est indispensable à la création du référentiel de conservation et de gestion d’archives électroniques et physiques.

2.3.2 Le référentiel de conservation et de gestion de documents

Ce référentiel permet d’identifier, pour chaque activité, l’ensemble des documents d’entreprise à archiver et les caractéristiques permettant de gérer leur cycle de vie (ex. : durée légale de conservation, règles de gestion…) (Arnaud, 2012)

2.3.3 Les procédures d’application documentaire et archivistique

Ils décrivent, étape par étape, le traitement et l’accès à vos informations et documents : rôles, outils (logiciel archivages etc.), niveau de criticité et de risque, niveau de confidentialité.

2.3.4 Les objectifs visés sont :

À fin de cette étape de la gouvernance documentaire il est question de permettre :

• La formalisation des modalités d’archivage ;
• La traçabilité du cycle de vie de vos documents ;
• Le pilotage du risque et ;
• Les pratiques durables et structurées

3 AVANTAGES D’UNE GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE

Les avantages liés à la mise en place ou l’usage d’une politique documentaire sont de plusieurs ordres, mais l’on peut les catégoriser en deux sections à savoir l’optimisation des activités et la sécurité accrue des documents engageants.
En d’autres termes, le gouvernance documentaire constitue une assurance documentaire, la meilleure qui soit car elle agit dans la durée, contre les effets négatifs du temps différé; elle permet de qualifier intelligemment l’information : la seule solution pour maîtriser l’essor exponentiel des coûts de stockage par une sélection à la source; elle est garant de pérennité non seulement des documents mais aussi de l’entreprise, en mettant sous contrôle le savoir-faire et la connaissance pour le futur. (archivages, 2013)

3.1 UNE OPTIMISATION DE VOTRE ACTIVITE

L’optimisation des activités est traduite par :
- une gestion documentaire outillée et ;
- un gain de temps dans la recherche de vos documents et dans le partage de l’information facilité

3.2 UNE SECURITE ACCRUE

La sécurité accrue se traduit par :

• la réponse aux exigences légales et réglementaires ;
• la préservation des documents engageants et ;
• la Destruction des documents et respect du droit à l’oubli.

CONCLUSION
Au terme de cette analyse qui avait pour but de décomposer l’ossature de la gouvernance documentaire en ses éléments constituants (audit, politique d’archivage et conception des outils de gestion). Il ressort que La gouvernance documentaire entendue comme : « la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation » est un outil indispensable pour l’atteinte des objectifs d’une entreprise car elle garantit un accès facile et sécuriser des documents d’activités et s’assure de la pérennité de ses derniers dans le temps. Avec la gouvernance documentaire on est sûr d’une chose celle de «trouver la bonne information, au bon moment pour prendre la bonne décision ».

BIBLIOGRAPHIE

1. archivages, C. C. (2013, mars). CR2PA référentiel archivage managérial. Récupéré sur http://blog.cr2pa.fr/: http://blog.cr2pa.fr/wp-content/uploads/2013/03/CR2PA_Referentiel-Archivage-managerial.pdf
2. Arnaud, J. (2012). Gestion des documents d’activité : définition, principes et concepts. La Gazette des archives, n°228, 2012. Normalisation et gestion des documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession., pp. vol. 228 pp. 103-117. doi:10.3406/gazar.2012.4988
3. Bergonzoli, F. (2011, Avril 18 ). la gouvernance documentaire dans les organisations francaises. Récupéré sur http://www.zdnet.fr/: http://www.zdnet.fr/blogs/doc-print/la-gouvernance-documentaire-dans-les-organisations-francaises-39760036.htm
4. CR2PA: communauté des responsables des projets d'archivages. (2011). cR2PA pub livre blanc politique sept 2011 extrait Glossaire. Récupéré sur http://blog.cr2pa.fr/: http://blog.cr2pa.fr/wp-content/uploads/CR2PA_Pub_Livre-blanc-Politique_sept_2011_Extrait-Glossaire.pdf
5. loc archives. (2017, mai). gouvernace documentaire. Récupéré sur https://locarchives.fr/: https://locarchives.fr/conseil/gouvernance-documentaire/

ICA Yaoundé 2018: La voix ou la voie de l’Afrique

 Ce lundi 23, nous allons nous pencher sur la Conférence annuelle de l'ICA, oui il sera question de parler des enjeux de cette grande fête du document et pouvoir toucher du doigt les réelles motivations à s' y rendre cette fin d'année.

La conférence annuelle de l’ICA de Yaoundé s’inscrit dans une conception de donner un autre esprit à l’ICA, un moment d’arrêt sur la terre de Roger Milla. 25 sessions, 14 ateliers, 1 workshop pour le programme de formation, 1 comité interministériel c’est en ces chiffres que va se résumer la conférence annuelle de Yaoundé. Cette conférence vise à promouvoir des archivistes, les professionnels en charge des archives et la formation en archivistique. À travers cette conférence il s’agira principalement de promouvoir la formation via des ateliers et le patrimoine documentaire mondial et aussi celui vue de l’Afrique et par l’Afrique.

Le 9 juin 2018 en quelques mots

Elle rejoint le thème de la journée internationale des archives du 9 juin 2018 sous le thème : «Gouvernance, mémoire et patrimoine». Une journée qui s’est attribué comme principale option la visite du métier et l’apport à la société du métier. Pour avoir l’idée de ce qui s’est déroulé lors de cette conférence veuillez faire un tour sur www.ica.org. Le 9 juin, est ce jour où les «Hommes du sous-sol» doivent militer avec ou sans budget à faire valoriser leur place dans le processus de prise de décision administrative. Une journée qui permettra à travers les posters, les affiches, et bien d’autres de pouvoir accompagner les autres collègues à cette campagne de propagande.

Sortir du silence et s’engager à sensibiliser le personnel, le grand public et administration sur l’importance des archives et de l’archivage est plus qu’une priorité pour les archivistes qui peuvent alors bénéficier d’un prétexte pour se lancer au-devant de la scène.

Problèmes d'archivage en Afrique, solution africaine?!

Il sera question principalement de se poser sur le regard de l’Afrique dans la ruée vers les techniques et les technologies innovantes de l’information et de la communication, précisément les technologies liées à l’archivage. Le constat est flagrant, l’environnement africain a du mal à incorporer les méthodologies de travail développé ailleurs dans des contextes particuliers. Il serait alors évident que les projets d’archivage développer en connaîtrons alors de véritable succès, toutefois les critères de réussites seront encore à encadrer.

La réalité des Archives en Afrique

Une réalité particulière pour l’Afrique une solution particulière. Une réalité africaine, une solution Africaine; C’est à l’Afrique de développer ses propres pratiques pour améliorer l’environnement archivistique de manière naturelle. Dans une telle approche la solution est plus efficace et les retombés sont plus palpables car la solution correspond au problème. Mais rien n’exclus que le cœur des difficultés rencontrées aux solutions importées en Afrique est que les Hommes aptes à les accueillir n’existent pas, «on assiste alors à un rejet de la greffe». Les formations sont rares et parfois même quand elles existent elles sont génériques et sommaires. Pour importer les solutions, il faut pour beaucoup comprendre les attitudes et intégrer les solutions comme des améliorations des habitudes et non le remplacement. Par amélioration réajustement du déjà là, la base est connu et l’on bâti dessus. Par contre, le remplacement d’habitude est coupé de la réalité précédente et nécessite plus d’effort pour intégrer la longue période apprentissage qui vient avec.

Le challenge de l'Archivage en Afrique

Alors le challenge en Afrique est grand, très grand il ne s’agira pas de copier et coller les systèmes, mais plutôt de les adapter et en s’arrangeant à construire un environnement idéal. Par environnement idéal il s’agira de reconstruire l’écosystème au sein d’abord des familles et surtout des entreprises pour que l’archivage ne devienne pas une obligation mais une partie intégrante et naturelle de la vie des populations.

L’archivage est plus favorable quand la valeur de pérenniser les traces est plus présent dans la logique de vie. C’est dans cette quête que les méthodes, les outils se créent pour définir les jalons de ce que nous allons considérer comme processus et procédures métiers. La balle est sur le terrain africain alors, chaque pays doit réellement s’investir et développer un environnement favorable à l’archivage. Cela en s’arrimant à une gestion claire, transparente des personnes et des biens. Oui, il existe une étroite relation entre l’environnement d’archivage et la bonne gouvernance. L’archivage permet aux entreprises du secteur public et privé de pouvoir capitaliser les acquis et accroître de manière rassurante la rentabilité.

Les normes d’archivages dites africaines pourront alors mieux se développer et contribuer à l’efficacité administrative des entreprises.

«Le monde sait qu’il y’a une conférence à Yaoundé!», alors nous vous donnons rendez-vous à Yaoundé en novembre.

Open RIM, une autre fénêtre du monde des sciences de l'information documentaire

Je m'appelle OMGBWA YASSE Emmanuel Fabrice aujourd'hui 20 juillet 2018 je lance officiellement mon blog "OPEN RIM". c'est dans la veine de participer à ma manière à la valorisation de mes savoirs et évolution de l'environnement technologique lié au science de "l'Infodoc" que j'ai décidé de mettre sur pied cette fenêtre que je pense va plus qu'aider bon nombre de professionnel des Archives, des Bibliothèques et surtout des centres de documentation.
je suis heureux d'ouvrir cette fenêtre avec vous devant votre écran. J'espère que dans un futur proche nous collaborons encore plus que hier et demain plus qu'une référence ce blog sera la voix des sans voix.