Par gouvernance documentaire, on entend par là, l’ensemble de stratégies et l’organisation définit afin de gérer, partager, conserver, sécuriser et valoriser un fonds documentaire. (Bergonzoli, 2011) Elle doit être élaborée selon la méthodologie éprouvée du Records Management (Archivage Managérial). Cette méthodologie normée ISO 15-489 permet d’identifier les documents engageants (documentes d’activités) pour l’entreprise et de les gérer tout au long de leur cycle de vie : organisation, indexation, conservation. L’objectif de la gouvernance documentaire est celui de protéger les documents engageants tout en les rendant accessibles dans le temps. (loc archives, 2017) Au cours de cet essai, il sera question de présenter la gouvernance documentaire en ses éléments constituants en vue de ressortir ses objectifs généraux et spécifiques tout en parcourant ses méthodes.
1 LES OBJECTIFS GENERAUX DE LA GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE :
La gouvernance documentaire a pour but d’identifier les documents physiques et électroniques engageants, qualifier les besoins de conservation/destruction et définir le périmètre d’activité des différents acteurs. L’objectif : disposer de l’ensemble des indicateurs de pilotage pour harmoniser l’organisation documentaire. Ces indicateurs sont : les contraintes et risques associés, les exigences archivistiques requises, les acteurs du système d’archivage et responsabilités. (Arnaud, 2012)
1.1 IDENTIFIER ET PRESERVER LES DOCUMENTS IMPORTANTS
En identifiant et préservant les documents importants, il s’agit de :- repérer les documents vitaux pour entreprise ;
- sécuriser tous vos documents importants et ;
- savoir quels documents détruire et à quels moment.
1.2 OPTIMISER LES ACTIVITE ET LES ESPACES
Dans cette quête de l’optimisation des activités et des espaces on s’attend à mieux :- Faciliter l’accès et la gestion des documents aux différents collaborateurs et ;
- Optimiser l’espace disponible en interne.
- l’audit ;
- la conception de la politique d’archivage et ;
- l’élaboration des outils de gestion.
2 GENERALITE SUR LA GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE
La gouvernance documentaire pour se déployer dans une structure passe principalement par 03 (trois) étapes qui sont :1. Audit :
ici il s’agit de faire un état des lieux sur tous les plans (humains, archivistique, règlementaire etc.);2. Conception d’une politique d’archivage : elle vient répondre aux carences soulignées par l’audit, elle vise à améliorer l’ossature de la politique documentaire en y proposant des outils adaptés au contexte de l’entreprise;
3. Élaboration des outils de gestion :
c’est la phase pratique du processus d’implémentation d’une gouvernance documentaire ; elle se sert des résolutions soulignées par la politique d’archivage pour offrir un ou des référentiels de travail permettant de donner corps à la politique d’archivage ; (Bergonzoli, 2011)2.1 ETAPE 1 : L’AUDIT
C’est une démarche investigatrice qui vise à faire un état des lieux complet de l’organisation documentaire et archivistique de l’entreprise. Elle vise à mettre en lumière les points forts et surtout les faiblesses du système d’information de l’entreprise (organisation), il est question ici d’évaluer- la ressources humaine;
- les locaux;
- les documents;
- les processus documentaires (collecte, classement, conservation et communication) et aussi;
- le PESTEL (environnement politique, économique, sociale, technologique, écologique et légal,) de l’entreprise.
2.1.1 L’Entretiens individuels
Il est question ici :- Processus métier par activité : à ce niveau il est question d’identifier les activités et faire correspondre ces dernières aux processus métier mis en exergue ;
- Recensement des typologies documentaires : ici il est question de faire ressortir tous les types de documents qui entre dans les processus de prise des décisions ;
- Identification des durées de conservation, des degrés de sécurisation, des responsables des documents et ;
- Relevé des supports et des volumétries : à cette section il s’agit de relever les volumes des documents produits (physique ou électronique), de faire ressortir les différents taux d’accroissement des productions documentaires. (loc archives, 2017)
2.1.2 Relevés des outils existants
À ce niveau de l’audit il sera question de relever les outils de gestion que le personnel de l’entreprise utilise pour gérer les documents d’activités. Entre autres on peut avoir : les manuels de procédures, le cadre de classement, la GED , logiciel archivage interne ou externe, SAE, outils métiers etc.2.1.3 L’Analyse des modes de conservation
- Conditions de sécurité ;
- Volumétrie et;
- Modalités d’accès à l’information.
2.1.4 Livrables finaux
- Bilan ;
- Préconisation et ;
- Plan d’action.
2.1.5 Objectif de l’audit
- Vision exhaustive et objective de l’organisation documentaire ;
- Recommandation d’améliorations de l’existant basé sur les points forts et les points faibles identifiés et ;
- Présentation d’un plan d’actions concret à mettre en œuvre.
2.2 ÉTAPE 2 : CONCEPTION DE VOTRE POLITIQUE D’ARCHIVAGE
Sur la base des préconisations de l’audit documentaire, l’on peut procéder à la conception d’une politique d’archivage qui est outil de gouvernance par excellence. Elle identifie les documents physiques et électroniques engageants, qualifie les besoins de conservation/destruction et définit le périmètre d’activité des différents acteurs.Son objectif est pardessus tous de : disposer de l’ensemble des indicateurs de pilotage pour harmoniser organisation documentaire.
2.2.1 Contraintes et risques associés
Les principaux risques et contraintes liées à la conception d’une politique archivage sont au nombre 3 :- Le respect de vos obligations légales, réglementaires, normatives (ISAD(G), ISAAR (CPF), ISO 15 489-1, ISO 15 489-2, Moreq, EAD etc.)
- La reprise et continuité d’activité en cas de sinistre et;
- Être toujours en disposition des informations nécessaires à la poursuite des activités quotidiennes.
2.2.2 Exigences archivistiques requises
À ce niveau il est question de toucher les principes fondateurs de la gestion des documents dans le contexte archivistique. À cela on attend par la :- Authenticité : le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été ;
- Fiabilité : le contenu du document peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits ;
- Intégrité : caractère complet et non altéré d’un document prouvant que celui-ci n’a subi aucun ajout, aucun retrait ni aucune modification, accidentelle ou intentionnelle, depuis sa validation (CR2PA: communauté des responsables des projets d'archivages, 2011)
- Exploitabilité : le document est exploitable s’il est localisé, repéré, décrit et analysé. (Arnaud, 2012)
2.2.3 Les acteurs du système d’archivage et responsabilités
Il est important dans la conception des objectifs d’une gouvernance documentaire de souligner un trait en gras sur les utilisateurs (Utilisateur final, archiviste, services généraux, systèmes d’information, qualité), les outils existants (système d’information, outils de gestion) et les processus de collecte, conservation, classement et communication des documents d’activités (Description, versement, conservation, consultation, sort final…) car, c’est l’ensemble formé de ses maillons qui compose l’ossature de la gouvernance documentaire à mettre en place.2.2.4 Les atouts de la politique d’archivage
Les atouts se déclinent en la formalisation de vos objectifs en matière d’archivage, la maîtrise de l’ensemble des risques pour entreprise et la sensibilisation de votre personnel sur les rôles et responsabilités de chacun.2.3 ÉTAPE 3 : ÉLABORATION DE VOS OUTILS DE GESTION
Ces outils vous permettent de mettre en œuvre la politique d’archivage de façon opérationnelle.2.3.1 Plan de classement métiers ou cadre de classement
Il est indispensable à la création du référentiel de conservation et de gestion d’archives électroniques et physiques.2.3.2 Le référentiel de conservation et de gestion de documents
Ce référentiel permet d’identifier, pour chaque activité, l’ensemble des documents d’entreprise à archiver et les caractéristiques permettant de gérer leur cycle de vie (ex. : durée légale de conservation, règles de gestion…) (Arnaud, 2012)2.3.3 Les procédures d’application documentaire et archivistique
Ils décrivent, étape par étape, le traitement et l’accès à vos informations et documents : rôles, outils (logiciel archivages etc.), niveau de criticité et de risque, niveau de confidentialité.2.3.4 Les objectifs visés sont :
À fin de cette étape de la gouvernance documentaire il est question de permettre :- La formalisation des modalités d’archivage ;
- La traçabilité du cycle de vie de vos documents ;
- Le pilotage du risque et ;
- Les pratiques durables et structurées
3 AVANTAGES D’UNE GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE
Les avantages liés à la mise en place ou l’usage d’une politique documentaire sont de plusieurs ordres, mais l’on peut les catégoriser en deux sections à savoir l’optimisation des activités et la sécurité accrue des documents engageants.En d’autres termes, le gouvernance documentaire constitue une assurance documentaire, la meilleure qui soit car elle agit dans la durée, contre les effets négatifs du temps différé; elle permet de qualifier intelligemment l’information : la seule solution pour maîtriser l’essor exponentiel des coûts de stockage par une sélection à la source; elle est garant de pérennité non seulement des documents mais aussi de l’entreprise, en mettant sous contrôle le savoir-faire et la connaissance pour le futur. (archivages, 2013)
3.1 UNE OPTIMISATION DE VOTRE ACTIVITE
L’optimisation des activités est traduite par :- une gestion documentaire outillée et ;
- un gain de temps dans la recherche de vos documents et dans le partage de l’information facilité
3.2 UNE SECURITE ACCRUE
La sécurité accrue se traduit par :- la réponse aux exigences légales et réglementaires ;
- la préservation des documents engageants et ;
- la Destruction des documents et respect du droit à l’oubli.
CONCLUSION
Au terme de cette analyse qui avait pour but de décomposer l’ossature de la gouvernance documentaire en ses éléments constituants (audit, politique d’archivage et conception des outils de gestion). Il ressort que La gouvernance documentaire entendue comme : « la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation » est un outil indispensable pour l’atteinte des objectifs d’une entreprise car elle garantit un accès facile et sécuriser des documents d’activités et s’assure de la pérennité de ses derniers dans le temps. Avec la gouvernance documentaire on est sûr d’une chose celle de «trouver la bonne information, au bon moment pour prendre la bonne décision ».
BIBLIOGRAPHIE
- archivages, C. C. (2013, mars). CR2PA référentiel archivage managérial. Récupéré sur http://blog.cr2pa.fr/: http://blog.cr2pa.fr/wp-content/uploads/2013/03/CR2PA_Referentiel-Archivage-managerial.pdf
- Arnaud, J. (2012). Gestion des documents d’activité : définition, principes et concepts. La Gazette des archives, n°228, 2012. Normalisation et gestion des documents d’activité (records management) : enjeux et nouvelles pratiques pour notre profession., pp. vol. 228 pp. 103-117. doi:10.3406/gazar.2012.4988
- Bergonzoli, F. (2011, Avril 18 ). la gouvernance documentaire dans les organisations francaises. Récupéré sur http://www.zdnet.fr/: http://www.zdnet.fr/blogs/doc-print/la-gouvernance-documentaire-dans-les-organisations-francaises-39760036.htm
- CR2PA: communauté des responsables des projets d'archivages. (2011). cR2PA pub livre blanc politique sept 2011 extrait Glossaire. Récupéré sur http://blog.cr2pa.fr/: http://blog.cr2pa.fr/wp-content/uploads/CR2PA_Pub_Livre-blanc-Politique_sept_2011_Extrait-Glossaire.pdf
- loc archives. (2017, mai). gouvernace documentaire. Récupéré sur https://locarchives.fr/: https://locarchives.fr/conseil/gouvernance-documentaire/
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